Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 3 novembre 2026

Everdeal è un CRM in cloud (software as a service) per le aziende: ogni azienda cliente («Cliente») ha la propria organizzazione, separata dalle altre, in cui i suoi collaboratori gestiscono aziende, contatti, lead, trattative, preventivi e comunicazioni. Questa informativa, resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»), spiega quali dati personali tratta Everdeal, con quale ruolo e per quanto tempo.

1. Chi siamo e con quale ruolo

Everdeal è fornito da Geckosoft SRL, Borgo Stretto 3, 56127 Pisa (PI), Italia, partita IVA 02208570503, PEC geckosoft@pec.it («Geckosoft», «noi»). Per qualsiasi domanda sui dati personali scrivi a privacy@geckosoft.it.

• Siamo titolari del trattamento dei dati degli utenti di Everdeal (chi accede al CRM per conto di un Cliente) e dei referenti dei Clienti, per gestire gli account, la sicurezza, il contratto e l'assistenza.
• Siamo responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) dei dati che il Cliente inserisce o raccoglie nel CRM: i suoi contatti, lead, clienti e le comunicazioni con loro. Per questi dati il titolare è il Cliente, che decide perché e come usarli; li trattiamo solo per erogare il servizio, secondo le sue istruzioni e le condizioni dei termini di servizio. Se sei una persona registrata nel CRM di un nostro Cliente, per esercitare i tuoi diritti rivolgiti a lui: se ci scrivi, inoltriamo la richiesta al Cliente.

2. Dati degli utenti di Everdeal

• Account: l'identificativo del tuo account EverID, l'indirizzo email e il nome. Si accede a Everdeal con EverID, il servizio di identità di Geckosoft: la password e la verifica in due passaggi sono gestite da EverID (vedi la sua informativa), non da Everdeal.
• Organizzazioni e ruoli: le organizzazioni di cui fai parte, il tuo ruolo (amministratore, utente, collaboratore), i moduli assegnati, gli inviti ricevuti o inviati.
• Attività nel CRM: chi ha creato o modificato un elemento e quando, le chiavi API e i webhook che crei, le azioni compiute da agenti di intelligenza artificiale autorizzati da te.
• Dati tecnici: indirizzo IP, data e ora delle richieste e registri tecnici necessari a far funzionare e proteggere il servizio.
• Calendario e casella di posta, se scegli di collegarli (sezione 4).

Non usiamo i tuoi dati per pubblicità o profilazione e non li vendiamo.

3. Dati che il Cliente tratta nel CRM

Per conto del Cliente conserviamo i dati che lui e i suoi utenti inseriscono o raccolgono: anagrafiche di aziende e persone di contatto (nome, ruolo, email, telefono, profilo LinkedIn), lead, trattative, attività, note, preventivi, allegati, consensi e disiscrizioni, le email inviate e ricevute dal CRM, le richieste arrivate dai moduli del sito del Cliente. Possono arrivare anche da fonti esterne che il Cliente sceglie di usare: pagine pubbliche del web, l'archivio europeo delle partite IVA (VIES) e un fornitore di dati di contatto aziendali (sezione 6). Le persone registrate nel CRM ricevono l'informativa dal Cliente, che ne è titolare.

4. Google Calendar, Gmail e Microsoft 365

Ogni utente può collegare a Everdeal il proprio Google Calendar e la propria casella Gmail o Microsoft 365. Il collegamento è facoltativo, richiede il consenso dato sulla pagina di Google o Microsoft da chi possiede l'account, e si scollega in qualsiasi momento da Everdeal o dalle impostazioni dell'account Google o Microsoft.

• Google Calendar (permessi calendar.freebusy e calendar.events): Everdeal legge solo le fasce occupate e libere del calendario principale, per proporre gli orari degli appuntamenti, e crea o annulla gli eventi degli appuntamenti fissati dal CRM. Non legge il contenuto degli altri eventi.
• Gmail (permessi gmail.send e gmail.readonly) e Microsoft 365 (permessi Mail.Send, Mail.Read e User.Read): Everdeal invia dalla tua casella le email che scrivi nel CRM e legge solo le risposte nelle conversazioni iniziate da quelle email, per non più di 90 giorni. Non legge il resto della casella. Le email inviate e le risposte diventano parte della storia del contatto nel CRM, visibili ai colleghi della tua organizzazione.
• Conserviamo l'indirizzo dell'account collegato e il token di accesso, cifrato. Quando scolleghi la casella cancelliamo il collegamento e revochiamo il token; quando scolleghi il calendario cancelliamo il collegamento (puoi revocare l'accesso anche da Google). Le email e gli appuntamenti già registrati nel CRM restano, come il resto della storia.

L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano le Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di uso limitato (Limited Use). In particolare: usiamo questi dati solo per le funzioni di Everdeal descritte sopra, visibili a te; non li usiamo per pubblicità; non li vendiamo; non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale; nessuno di noi li legge, se non con il tuo consenso, per motivi di sicurezza o per obbligo di legge. Se l'organizzazione ha attivato l'intelligenza artificiale, le risposte ricevute possono essere elaborate dal fornitore di IA (sezione 5) solo per classificarle e proporti la risposta, mai per addestrare modelli. Gli stessi impegni valgono per i dati ricevuti da Microsoft.

5. Intelligenza artificiale

Everdeal offre funzioni di intelligenza artificiale: bozze di email, smistamento delle risposte, prossima azione consigliata, analisi dei questionari, creazione di workflow da una frase, assistente in chat, ricerca di segnali e di informazioni pubbliche su aziende e persone, preparazione delle chiamate. Le funzioni sono attive solo se il piano del Cliente le comprende e l'amministratore della sua organizzazione non le ha spente.

Quando le usi, i dati necessari alla richiesta (per esempio i dati della trattativa, del contatto o dell'email) sono inviati al fornitore del modello, oggi Anthropic, PBC (Stati Uniti), che li elabora come nostro sub-responsabile e, secondo le sue condizioni commerciali, non li usa per addestrare i propri modelli. Le ricerche sul web sono svolte dagli strumenti di Anthropic. Prevediamo di passare a un modello gestito da Geckosoft tramite Rational AI: prima del cambio aggiorneremo questa informativa.

I risultati sono proposte da verificare: Everdeal non prende con l'intelligenza artificiale decisioni che producano effetti giuridici sulle persone (art. 22 GDPR).

6. A chi comunichiamo i dati

Ai fornitori che ci aiutano a erogare il servizio, nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento (art. 28 GDPR):

• Amazon Web Services EMEA SARL (Lussemburgo): infrastruttura, database, archiviazione dei file, copie di sicurezza e invio delle email di servizio, nella regione di Irlanda (eu-west-1).
• Anthropic, PBC (Stati Uniti): modelli di intelligenza artificiale e ricerca sul web, solo se l'intelligenza artificiale è attiva (sezione 5).
• Crono: dati di contatto aziendali (email, telefono, profilo LinkedIn, dati dell'azienda), solo quando un utente cerca o arricchisce un contatto con la funzione Outreach. Riceve il nome, l'email o il profilo LinkedIn della persona cercata, o i dati dell'azienda.

Google e Microsoft ricevono i dati solo quando un utente collega il proprio account e invia email o fissa appuntamenti dal CRM, secondo le loro condizioni. Comunichiamo dati alle autorità solo quando la legge lo richiede. L'elenco aggiornato dei fornitori è disponibile su richiesta.

7. Dove sono i dati

I dati sono conservati nell'Unione Europea, nella regione AWS di Irlanda (eu-west-1). I trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo (Anthropic, ed eventualmente l'assistenza dei fornitori) avvengono con le garanzie previste dal GDPR: decisione di adeguatezza, come l'EU-US Data Privacy Framework, o clausole contrattuali standard della Commissione Europea.

8. Per quanto tempo

• Account e appartenenza a un'organizzazione: finché fai parte dell'organizzazione o finché l'organizzazione esiste.
• Dati del CRM: per la durata del contratto con il Cliente, che li gestisce; gli elementi eliminati restano nel cestino dell'organizzazione, da cui si possono ripristinare. Alla chiusura dell'organizzazione cancelliamo tutti i suoi dati.
• Richieste dei moduli del sito non completate: 7 giorni.
• Inviti: il link scade dopo 72 ore.
• Disiscrizioni: l'indirizzo di chi si è disiscritto o ha chiesto la cancellazione resta nell'elenco di esclusione, per non scrivergli più.
• Copie di sicurezza: fino a 35 giorni, poi sono sovrascritte.
• Dati contrattuali e di fatturazione: per il tempo previsto dalla legge (di norma 10 anni).

9. Cookie

L'applicazione Everdeal usa solo cookie tecnici, necessari per l'accesso e per proteggere la sessione, e conserva nel browser alcune preferenze di visualizzazione. Non usiamo cookie di profilazione, di statistica o di terze parti. Questo sito non usa cookie.

10. I tuoi diritti

Puoi chiedere di accedere ai tuoi dati, di rettificarli, di cancellarli, di limitarne il trattamento, di riceverli in un formato strutturato (portabilità) e di opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (articoli 15–22 del GDPR). Per i dati di cui siamo titolari scrivi a privacy@geckosoft.it: rispondiamo entro un mese. Per i dati registrati nel CRM di un Cliente rivolgiti al Cliente (sezione 1).

Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo del paese in cui vivi o lavori.

11. Minori

Everdeal è un servizio per aziende e non è rivolto a minori di 18 anni.

12. Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa. La data in alto indica l'ultima modifica; se le modifiche sono rilevanti le comunichiamo ai Clienti e agli utenti per email o nel CRM.